Una vez determinado el grupo de países que participarán en su evento, la unidad de Servicios de la GDLN gestionará la programación de las sesiones por videoconferencia y la firma del Acuerdo de Actividades. En las secciones que siguen, encontrarán información relacionada a la programación de conexiones de las sesiones de videoconferencia, los costos de éstas y el Mecanismo Financiero.

Conexiones

La conexión de las sesiones de videoconferencia de eventos por la Red Global se realiza a través del puente del Banco Mundial. Se puede conectar a través de ISDN (Red de Servicios Digitales Integrados) a una mínima velocidad de 128K, pero preferiblemente a 256K. Si su organización quisiera proporcionar contenido por la Red Global pero no se ha conectado antes, la política de nuestro Centro de Operaciones de la Red es de realizar una prueba técnica antes de conectarnos para un evento. Para programar una prueba, favor contactar al Equipo Regional.

Cambios de fecha

Después de firmarse el Acuerdo de Actividades y programar las conexiones, el evento se registra como fijo en el calendario GDLN. Una semana antes del inicio del evento, la unidad de Servicios de la GDLN enviará a todos los involucrados una confirmación de las sesiones de videoconferencia. En la ocasión de que un cambio de fecha sea imprescindible, es necesario negociar de nuevo con los Centros participantes y asegurar de que haya plazos suficientes para las conexiones en el nuevo horario. Todo cambio se debe hacer con un mínimo de una semana en anticipación al inicio del evento. Se le recomienda de que entre el Centro y el Oferente se estipule en mutuo acuerdo, dentro del Acuerdo de Actividad, una política para la cancelación de la actividad, incluyendo condiciones y multas, si se aplica, y el monto de éstas.

Asociación a la Red Global no conlleva ningún costo. Ofreciendo su programación sobre la Red Global involucra los siguientes costos:

	Acceso Abierto	Acceso Selecto (‘Alquiler’)
Costos
Conexión propia a la Red para la oferta de las sesiones de VC
Levantamiento de la VC (US$235/sesión)
Conexion entre cada Centro y la Red (146 KB pdf)
Gastos asociados, estipulados en Acuerdo de Actividad (Ej. refrigerio)
2% del monto total para costos de la transferencia bancaria

Para programación bajo el Modo Selecto (‘Alquiler’) en particular, es importante señalar y anticipar todos los costos involucrados con la oferta de la actividad dentro del Acuerdo de Actividad para tener un entendimiento claro entre el Oferente y los Centros antes del día de la oferta.

Entre los factores de mayor importancia para el éxito de un evento es la colaboración y contacto regular entre el Oferente y los Centros. Para este tiempo, ya habrán pasado muchas comunicaciones entre las dos partes y estarán listos todos para la oferta de su Diálogo, Curso o Seminario.

Consejos para la oferta de su sesión
El aprendizaje a distancia que emplea la videoconferencia tiene su propio protocolo. Para aprender más acerca de la etiqueta, las recomendaciones sobre el uso de micrófonos y el guía para diapositivos, favor seleccionar aquí.

Conexión

• La conexión se realiza al menos media hora antes del inicio de cada sesión. Una vez conectados, favor asegurar que su sitio tenga a un técnico presente delante la cámara para poder comprobar los micrófonos y la calidad del video. Al detectarse algún problema, puede ser necesario reiniciar la conexión, lo cual toma tiempo.
• Es importante antes de la sesión de verificar toda ponencia que se va a proyectar.
• En caso de presentarse problemas técnicos en medio de una VC, por favor llame al técnico GDLN o llamar al Centro de Operaciones de la Red al 202-473-7000, especificando el titulo y hora de conexión de su sesión.
• Cambios de último momento: La GDLN requiere una semana de anticipación para una cancelación. Se aplica la política de cancelación.
• Para asegurar la posibilidad de conexión, la GDLN realiza una prueba con todo sitio nuevo.

Empleo del Mensajero Instantáneo
Para mantener una buena organización durante las sesiones, hemos encontrado de mucha utilidad el uso del Mensajero Instantáneo. Posibilitando un enlace entre el facilitador del sitio oferente con los técnicos y/o moderadores de los Centros participantes, evita las interrupciones innecesarias para ajustes de micrófono, comentarios a la agenda, notificaciones sobre el tiempo, etc.

Dificultades Técnicas?
Si durante las sesiones experimentan alguna dificultad técnica, pueden llamar al Centro de Operaciones de la Red (Network Operations Center) al 202-473-7000. Los Centros de la Red Global en la Región también pueden llamar a nuestra técnica de equipo.

Para los sitios que realizan una conexión ISDN (Servicios Integrados a las Redes Digitales), llamando desde el país a Washington, el procedimiento para obtener el número ISDN a marcar, es de llamar el NOC la mañana del día de la sesión.

Mecanismo Financiero

El Mecanismo Financiero de la Red Global ofrece el modo de abonar, en cualquier moneda, los costos involucrados en la oferta de las actividades de aprendizaje, tales como el derecho al contenido por parte de un Centro o el alquiler de un Centro por parte del Oferente, dependiendo del arreglo acordado. El Mecanismo Financiero se constituye de una cuenta bancaria general que mueve los fondos entre una serie de sub-cuentas bancarias (una para cada Centro y socio en contenido) y, el 15 y 30 de cada mes, traslada los fondos entre la sub-cuenta GDLN y la cuenta bancaria local del Centro o socio. Para conocer más sobre el Mecanismo Financiero, se anexa abajo un Guía del Usuario (pdf 84 KB) y una ponencia explicativa (en inglés).